Kotileena Oy:n ja sen kanssa sopimuksen solmineen asiakkaan (”Asiakas”) väliseen sopimussuhteeseen sovelletaan tätä Kotileena Oy:n tietosuojaliitettä Jos tämän tietosuojaliitteen ja yleisten ehtojen henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot ovat ristiriidassa keskenään, sovelletaan tämän tietosuojaliitteen ehtoja.
Tietosuojaliitteen tarkoituksena on sopia Asiakkaan henkilötietojen suojasta ja tietoturvasta Kotileena Oy:n tuottaessa Asiakkaalle sopimusehtojen mukaisia palveluita. Kotileena Oy ja Asiakas noudattavat kulloinkin sovellettavaa Tietosuojalainsäädäntöä käsitellessään Kotileena Oy:n ja Asiakkaan välisen sopimuksen perusteella rekisteröityjen henkilötietoja. Tietosuojalainsäädännöllä tarkoitetaan henkilötietojen suojaan liittyvää kansallista ja EU-lainsäädäntöä.
Palvelussa Kotileena Oy ja mahdollinen Kotileenan osoittama alihankkija käsittelee henkilötietoja sopimusehtojen mukaisten palveluiden tuottamiseksi Asiakkaalle. Palvelut voivat olla esimerkiksi siivoukseen liittyviä palveluita. Henkilötiedot ovat toimeksiannonkohteena olevia asiakkaiden ja niiden henkilöstöä, sopimukseen liittyviä muita henkilöitä ja/tai Asiakkaan henkilöstöä.
Sopimuksen kohteena olevista asiakkaista tai niiden henkilöstöstä käsitellään palvelun tuottamiseksi ja sopimussuhteen hoitamiseksi tarpeellisia henkilötietoja, kuten syntymäaika tai Y-tunnus, nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut sopimussuhteen hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Lisäksi sopimussuhteen hoitamiseksi voidaan käsitellä muita tarpeellisia tietoja mukaan lukien, rekisteröidyn itse antamia tietoja sekä julkisista rekistereistä saatavia sopimussuhteen hoitamisen kannalta tarvittavia tietoja sekä tietoja asiakaspalvelun kanssa käydyistä puhelinkeskusteluista ja muusta viestinnästä.
Kotileena Oy, sen henkilöstö sekä mahdollinen alihankkija käsittelee Asiakkaan henkilötietoja vain sopimuksen ja liitteiden mukaisesti sekä mahdollisen erikseen sovitun kirjallisen ohjeistuksen mukaan, ellei kulloinkin sovellettavassa lainsäädännössä toisin vaadita.
Kotileena Oy varmistaa, että henkilöt ja alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat sitoutuneet salassapitovelvollisuuteen. Asiakas antaa oikeuden käyttää Kotileenan kulloinkin osoittamia alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä ja tallennuksessa sopiessaan Kotileenan palveluiden käytöstä Kotileenan kanssa.
Kotileena Oy:llä on oikeus siirtää tai luovuttaa henkilötietoja Asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen ja kulloinkin sovellettavan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa tilanteissa esimerkiksi rekisteröidylle ja/tai tuomioistuimille, poliisiviranomaisille ja yhteystietopalveluyrityksille tietojen tarkistamista varten.
Sopimuksen päätyttyä Kotileena Oy poistaa kohtuullisessa ajassa ne sopimuksen perusteella asiakkaasta kerätyt henkilötiedot, joita soveltavan lainsäädännön vuoksi ei ole perusteltua säilyttää. Kotileena Oy säilyttää henkilötietoja sen aikaa kuin se on lainsäädännön vuoksi perusteltua, minkä jälkeen ne sopimussuhteen päätyttyä poistetaan kohtuullisessa ajassa.
Kotileena Oy toteuttaa riittävät suojaustoimet asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimien täytäntöönpanemiseksi niin, että käsittely täyttää sovellettavan lainsäädännön vaatimukset.
Jos tapahtuu Asiakkaan käsiteltäviä henkilötietoja koskeva tietoturvaloukkaus, Kotileena Oy ilmoittaa siitä Asiakkaalle ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa saatuaan sen tietotoonsa. Kotileena Oy täyttää sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimukset, kuten ilmoitusvelvollisuutensa ja tietoturvaloukkausten dokumentointivelvollisuutensa.
Jos Kotileena Oy tarvitsee tietoturvaloukkaustilanteessa tarpeellisia tietoja Asiakkaalta voidakseen täyttää lainsäädännön mukaiset velvoitteensa, Asiakkaan on annettava ne Kotileenalle ilman aiheetonta viivytystä.
Asiakkaalla tai sen tätä tarkoitusta varten valtuuttamalla kolmannella taholla on oikeus suorittaa auditointi, kuten tarkastus, arvioidakseen tämän liitteen mukaisten tietosuojavelvoitteiden täyttymistä ja tietoturvan tasoa. Valtuutettu kolmas taho ei saa olla Kotileena Oy:n suora kilpailija. Kotileena Oy:llä on oikeus määrittää, onko valtuutettu kolmas taho sen suora kilpailija.
Kotileena Oy:n ja mahdollisen Kotileenan osoittaman alihankkijan tulee osallistua tarkastuksiin ja antaa Asiakkaalle kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen velvollisuuksien noudattamisen osoitusta varten. Asiakas vastaa tarkastuksen kustannuksista. Asiakkaalla ja sen valtuuttamalla kolmannella taholla on salassapitovelvollisuus auditoinnissa ilmi käyneistä Kotileena Oy:n liikesalaisuuksista.
Auditoinnin ajankohta voi olla aikaisintaan 30 päivän kuluttua auditointia koskevasta kirjallisesta yhteydenotosta.
Mahdolliseen Kotileenan osoittamaan alihankkijaan sovelletaan sopimuksen perusteella samoja tai vähintään yhtä tiukkoja tietosuojavelvoitteita kuin mitä tässä tietosuojaliitteessä. Alihankkijan on annettava Kotileena Oy:lle erityisen riittävät takeet siitä, että käsittelyyn liittyvät tekniset ja organisatoriset toimenpiteet toteutetaan niin, että käsittely vastaa sovellettavan lainsäädännön vaatimuksia.
Henkilötietoja ei siirretä eikä luovuteta Euroopan unionin tai ETA -alueen ulkopuolelle.
Huomioitavaa on, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai jokin muu oikeus olla poistamatta pyydettyjä tietoja. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
